Politique de confidentialité

Studio FP, Stremersch, Van Broekhoven & Partners, et Essenda (Private Office Group)

Généralités

Il est essentiel pour nous que les personnes concernées puissent nous faire confiance sans faille. Nous mettons dès lors un point d’honneur à protéger au mieux leur vie privée. Afin de pouvoir accomplir notre mission au mieux et offrir un service optimal aux personnes concernées, nous collectons certaines données à caractère personnel des personnes de contact et des utilisateurs de nos services. Il va sans dire que nous traitons ces données avec la plus grande prudence et que nous les gérons d’une manière sûre et respectueuse.

Dans notre politique de confidentialité ci-après, vous en apprendrez davantage sur les données visées, la durée pendant laquelle et à quelles fins nous les conservons. Tout le monde doit pouvoir contrôler ses propres données à caractère personnel. C’est pourquoi nous voulons donner aux personnes concernées la possibilité de décider des données qu’elles acceptent ou non de partager avec nous.

La loi du 8 décembre 1992 (« loi Vie privée ») et la loi du 13 juin 2005 (« loi relative aux communications électroniques ») et leurs arrêtés d’exécution régissent la protection des données à caractère personnel [https://www.privacycommission.be/fr/la-loi-vie-privee-et-ses-arretes-d-execution]. Nous nous engageons à nous acquitter de nos devoirs et à respecter vos droits chaque fois que nous traitons vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez approfondir ce sujet, nous vous conseillons de consulter le site web de la Commission de la protection de la vie privée [https://www.privacycommission.be/fr].

Précision préalable

Dans ce qui suit, il faut entendre par :

« personne concernée » : toute personne de contact/tout client/tout fournisseur (d’une partie) du Private Office Group ;
« Private Office Group » : les sociétés Stremersch Van Broekhoven & Partners, Studio FP et Essenda relèvent du Private Office Group. Une personne concernée est toujours une personne de contact/un client/un fournisseur de l’une des sociétés relevant du Private Office Group.

1. Que signifie ‘traitement de données’ et qui en est responsable ?

Par ‘traitement de données’, nous entendons tout traitement de données à caractère personnel. La notion de ‘traitement’ recouvre notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’actualisation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rassemblement, la combinaison, l’archivage, l’effacement ou finalement la destruction de données à caractère personnel.

Private Office Group est responsable du traitement des données à caractère personnel des personnes concernées.

2. Quelles données traitons-nous ?

Par ‘données à caractère personnel’ nous entendons les données se rapportant à une personne identifiable (‘la personne concernée’) et

que la personne concernée nous donne elle-même,
que nous attribuons à la personne concernée pour l’utilisation de nos services,
que nous obtenons par l’utilisation de nos services,
que nous recevons par le biais de tiers. Toutes les données que nous collectons peuvent être combinées entre elles afin de mieux adapter nos offres et services aux besoins personnels de la personne concernée.

Nous distinguons différents types de données à caractère personnel. Elles nous permettent de proposer nos services et de les améliorer si possible :

données personnelles : ces données nous permettent d’identifier ou de contacter la personne concernée. Par exemple : nom, adresse, numéro de téléphone, préférence linguistique, sexe, adresse de courriel, âge, composition du ménage et toutes les autres préférences que la personne concernée communique via les médias sociaux, actions, applications mobiles, etc. ;
données financières : nous en avons besoin pour assurer un bon fonctionnement de nos services.

Cette énumération n’est pas limitative.

Comme la loi le prescrit, nous ne traitons pas de données sensibles telles que, notamment, des données concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les préférences sexuelles et la santé, à moins que de telles données ne soient inhérentes ou nécessaires à la prestation de services.

3. À quelles fins traitons-nous des données à caractère personnel ?

Nous traitons des données à caractère personnel dans le cadre de notre prestation de services. À cet égard, nous ne traitons que les données nécessaires à la réalisation de l’objectif que nous visons.

Nous utilisons ainsi les données personnelles :

après en avoir obtenu l’autorisation ;
en exécution d’un contrat ;
pour satisfaire à une obligation légale ou réglementaire ;
dans le cas où le Private Office Group (ou une partie de celui-ci) peut faire valoir un intérêt légitime prioritaire par rapport à l’intérêt de la personne concernée.

Les données à caractère personnel sont stockées par le Private Office Group (ou une partie de celui-ci), soit pour son compte, dans un fichier central qui est conservé à son siège social soit à un emplacement de conservation prévu à cet effet d’une organisation à laquelle le Private Office Group (ou une partie de celui-ci) fait appel.

4. Pendant combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?

Les données des personnes concernées sont intégralement conservées par le Private Office Group (ou une partie de celui-ci) tant qu’existe le contrat entre les deux parties (et par la suite). Nous n’utilisons pas de système de suppression périodique de données, ceci n’étant pas possible pour garantir la qualité de la prestation de services (d’une partie) du Private Office Group. En effet, il est extrêmement important que nous soyons en mesure, à tout moment de la relation, de dresser un historique complet. Une personne concernée a évidemment toujours la faculté d’exercer ses droits conformément au point 8 de la présente politique de confidentialité.

5. Comment sécurisons-nous les données à caractère personnel ?

Nous garantissons que la politique de sécurité que nous appliquons au traitement des données à caractère personnel sera toujours suffisante, dans l’état actuel de la technique, pour nous prémunir contre tout accès ou toute publication non autorisé(e) ainsi que toute perte.

6. Confidentialité

Afin de pouvoir atteindre les objectifs précités, seules les personnes mandatées à cet effet ont accès aux données à caractère personnel. Ces personnes ne sont donc autorisées à traiter les données que si c’est indispensable dans le cadre de notre prestation de services.
Le Private Office Group (ou une partie de celui-ci) garantit avoir pris des mesures pratiques et organisationnelles suffisantes pour assurer la confidentialité des données dans le cadre de son fonctionnement interne.

7. Vendons-nous des données à caractère personnel à des tiers ou transmettons-nous ces données ?

Non, nous ne vendons pas et ne transmettons pas de données à caractère personnel à des tiers.

Dans un nombre limité de situations, nous pouvons malgré tout être obligés de transmettre ces données, notamment :

aux ayants cause ;
si c’est nécessaire dans le cadre de notre prestation de services ;
si nous y sommes légalement tenus ;
en cas d’intérêt légitime dans le chef (d’une partie) du Private Office Group ou d’un tiers concerné ;
si nous en recevons l’autorisation de la personne concernée.

En cas de transfert international de données à caractère personnel, nous protégeons les données de clients conformément au niveau de protection exigé par la réglementation européenne.

Nous pouvons utiliser des données anonymes et agrégées à des fins commerciales ou de reporting externe. Ces données ne peuvent jamais être mises en relation avec un individu particulier.

8. Quels sont les droits des personnes concernées et comment peuvent-elles les exercer ?

La personne concernée peut toujours, sur simple demande, consulter ses données à caractère personnel, les faire rectifier ou supprimer.

La personne concernée a en outre le droit de demander à tout moment que ses données ne soient plus utilisées à des fins de marketing direct par le Private Office Group (ou une partie de celui-ci).

À cet effet, la personne concernée peut envoyer un courriel à severine.jacobs@studio-fp.be

9. Restez au courant des modifications

Il va de soi que le traitement des données à caractère personnel peut évoluer au fil du temps par suite d’une modification de la législation, de progrès techniques, etc. Le Private Office Group (ou une partie de celui-ci) se réserve donc le droit d’adapter si nécessaire la présente politique de confidentialité dans le futur. Le cas échéant, les personnes concernées en seront informées de manière appropriée par courriel ou via le site web existant et/ou l’application existante (d’une partie) du Private Office Group.

Private Office Group CVBA
Oude Leeuwenrui 32 bte 21
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TVA BE 0505.659.614